Coraz więcej firm zastanawia się nad przejściem na księgowość prowadzoną w systemach internetowych. Takie rozwiązanie pozwala wygodnie przechowywać dokumenty i szybciej przekazywać je księgowym. Przed podjęciem decyzji warto jednak sprawdzić, jak wygląda praca w takim systemie i czy odpowiada on codziennym potrzebom przedsiębiorcy.
Jak działa księgowość internetowa?
Księgowość online opiera się na aplikacjach lub panelach, w których można dodawać faktury, przeglądać ewidencje i kontrolować podstawowe rozliczenia. Systemy te często mają kilka praktycznych funkcji:
- możliwość przesyłania skanów lub zdjęć dokumentów,
- podgląd aktualnych rozliczeń podatkowych,
- przypomnienia o terminach,
- generowanie prostych raportów.
Taki sposób działania sprawia, że księgowość staje się bardziej dostępna, bo dokumenty można dodać o każdej porze, nawet będąc poza biurem. Wiele firm ceni sobie tę elastyczność, zwłaszcza gdy obsługują dużą liczbę faktur.
Zalety przeniesienia dokumentów do internetu
Dla przedsiębiorców korzystanie z księgowości online oznacza przede wszystkim wygodę. Skan lub zdjęcie faktury pozwala uniknąć przechowywania stosów papierów. W systemie dokument trafia od razu do księgowego, co skraca czas pracy i zmniejsza ryzyko zgubienia ważnych plików. Dużą zaletą jest także szybki podgląd najważniejszych danych firmy – obrotów, kosztów czy terminu kolejnej deklaracji. Warto też zauważyć, że księgowość internetowa ułatwia porządkowanie dokumentów. W tradycyjnej formie przedsiębiorca często musi segregować faktury ręcznie, natomiast system automatycznie przyporządkowuje pliki do odpowiednich miesięcy i kategorii. Dzięki temu łatwiej odnaleźć dokument sprzed kilku lat.
Ograniczenia, o których warto pamiętać
Choć rozwiązania online są wygodne, nie każda firma korzysta z nich w pełni. Niektóre systemy mają ograniczenia dotyczące liczby funkcji albo nie obsługują bardziej skomplikowanych operacji księgowych. W takich sytuacjach konieczne jest wsparcie księgowego, który pracuje w bardziej rozbudowanym programie. Dodatkowo część przedsiębiorców woli oddać dokumenty osobiście, zwłaszcza gdy mają ich niewiele. Wtedy księgowość prowadzona online staje się mniej potrzebna, a wygodniejszy bywa tradycyjny kontakt z biurem. Warto więc dopasować sposób pracy do własnych przyzwyczajeń i liczby dokumentów.
Czy warto przejść na księgowość online?
Decyzja zależy głównie od tego, jak często firma wystawia faktury i jak wygląda codzienna praca. Przedsiębiorcy działający w terenie albo pracujący zdalnie zwykle szybko doceniają dostęp do dokumentów przez internet. Z kolei osoby prowadzące spokojną działalność, z niewielką liczbą dokumentów, czasem wolą pozostać przy tradycyjnym sposobie przekazywania papierów. W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest połączenie dwóch form: wygodnego panelu online do przesyłania faktur oraz indywidualnego kontaktu z księgowym, który dba o poprawność rozliczeń. Dzięki temu księgowość pozostaje uporządkowana, a przedsiębiorca ma większą kontrolę nad dokumentami i dostęp do nich w dowolnym momencie.